流程：邀请外国专家来访需遵循“预算确认—行程沟通—签证办理—行程接待—财务报销”的全流程：首先务必在邀请前与经费负责人确认预算充足，并提前半年（或至少三个月）与外专确定行程；随后根据外专条件协助其申请一次性访问签证、R签证或者免签（目前实行），期间由邀请人出具含学校LOGO、明确访华目的及费用承担方式的邀请函；在行程安排上，一般购买经济舱机票（院士等可购公务舱），住宿标准为正高≤490元/天、其他≤340元/天，劳务费可选择3000元/次讲课费或1000元/天专家补贴（两者选其一）；最后在报销环节，遵循“谁邀请谁负责”原则，收集齐机票行程单、住宿发票及水单、护照及签证复印件、出入境章复印件、公务卡支付凭证和劳务费发放表等材料，于外专回国后，邀请人尽快完成报销。
常见问题
来访专家邀请预算确定
确认经费来源。请务必在邀请前和经费负责人联系，确保预算充足。请预留访问和报销时间。事先未沟通，或者逾期未及时报销造成的经费损失，由邀请者承担。
外国专家来访时间长度有什么限制吗？
一般学术交流来访不超过1个月，如确有合作需要超过一个月，请提前和负责人沟通。
对拟邀请的外国专家有要求吗？
一般要求有博士学位或副高级以上职称，对华友好，研究方向与医学、医药和生命健康相关。已经在国内工作的，持有外国护照的专家也可以邀请，但是数量不宜过多。鼓励大家邀请在国外机构工作的外国专家。
什么样的外国专家可以申请R类人才签证？
如果是一般来访，可以办理一次性签证（访问签证），并获得在邀请函明确的时间的签证。此类签证需要出具邀请函。
如果是长期在华交流，建议符合条件的外国专家申请R类人才签证，可多次来华交流。R类签证需要寄送《高端人才确认函》给外专，外专提交领事馆。
如果是长期在华工作，建议申请Z类签证，Z类签证需要寄送《中华人民共和国外国人工作许可通知》给外专，外专提交领事馆，具体信息请见：https://wsc.nbu.edu.cn/info/1048/1227.htm。
一般提前多长时间和外国专家沟通行程？
考虑到办理护照、签证等需要较长时间，以及提前订票比较优惠，建议提前半年和外专沟通来访事宜。如外专已有中国签证，也建议提前三个月沟通。
给外专的邀请函有什么要求吗？
邀请函没有统一的格式或模板。邀请函主要是用于对方单位的审批，可以请外专草拟邀请函，然后邀请人修改完善。邀请函需要有我校或者医学部LOGO，外国专家全名，明确来访时间，主要来访目的和内容（如学术讲座、研究生交流、实验室参观、走访合作企业、野外调研等），期望达到的交流效果（如推动单位间签订合作协议，共建合作实验室，开展国际科技合作，人员交流互访，国际化人才培养，国际科技成果转化等）等，一般谁邀请谁签字，无需用印，如果为了更加保险，也可以线上申请学部或者学校电子印章。如外专有特殊要求，请和经费负责人或学院负责外事的老师沟通。邀请函参考附件1。
经费可以支付哪些费用？
经费可用于支付外国专家的国际机票、城市间交通费（入境城市往返宁波）、市内交通费（出租车费）、劳务费、在宁波访问期间的住宿费等，参考附件2、附件3文件。
购买机票有什么要求？
国际机票一般购买经济舱，院士和国家级人才等可购买公务舱，但需经费负责人和国际处审批。为方便报销，一般由我方为外专购买机票，可通过专业票务公司购买，或者在公务机票APP上购买。优先选择搭乘国内航空公司的航班出公务机票。如该国来华无国内航空公司的航班，则出普通机票，在报销时进行说明，注意截图保留无国内航班信息。机票支付建议用公务卡或借款转账。财务借款请联系经费负责人。请在出票前务必与外专确认行程，以免产生改签等费用。如果来华途中需经第三国中转，需要提前考虑是否需要中转签证等可行性。
外专劳务费的支付标准如何？
劳务费可以选择支付一次性讲课费3000元（税前）或1000元/天（税前）专家补贴（以在宁波大学实际工作时间为准），两者选其一。如需长期聘用外专在华工作，请和经费负责人沟通，另行协商和签订劳动聘用合同。
劳务费如何支付给外专？
如果外专有中国的银行卡，则直接报销打卡里。如果没有，则由邀请人先垫付现金交给外专，然后经财务报销打款到邀请人卡上；注意：现金交付，需要外专在收条上签字。
住宿费报销有什么要求？
住宿费标准可参考我校差旅费相关文件同等级别的出差报销标准，正高一般不超过490元/天，其他的不超过340元/天。院士和国家级人才等可适当提高标准，但需经费负责人和国际处审批。为方便报销，一般由我方为外专预定酒店，并使用公务卡支付住宿费。开具专票和普票均可，并让酒店提供住宿水单，注明每天的房费和客人姓名等入住信息。
可以报销餐费吗？
如需接待外专用餐报销，请提前和学院党政办沟通，由学部经费支出，或者邀请者自行解决。行政接待可以报销餐费，请事前事后填写审批表，见附件2《外事接待管理办法》，学术来访不可以报餐费(除非兼有行政接待)，见附件3《短期外国专家经费管理办法》。请注意公务接待事宜和标准。
报销时需要哪些材料？
机票电子客票单（蓝色行程单），火车票，出租车票，住宿费发票（含水单），护照信息页、签证页、入境章复印件（建议在接到外专时收取），外专护照的离境印章页复印件（外专回国后拍照发送），公务卡支付凭证、劳务费发放表等。
谁负责邀请和访问相关事宜？
按照谁邀请谁负责的原则。报销或借款请提前和经费负责人联系财务报销额度授权。
每次外专来访报销金额有限制吗？
没有具体限制，一般3-5万/位，只要符合外专局有关文件即可。建议外专回国后尽快报销。
其它未尽事宜，或者政策调整，以最新的政策，或者学校国际处的解释为准。
